Ein Wechsel der Reinigungsfirma kann sinnvoll sein, wenn sich der Bedarf verändert, Abläufe nicht mehr passen oder ein anderer Betrieb künftig besser zum Objekt passt. Damit der Übergang ohne Lücken funktioniert, sollten Auftraggeber nicht nur den neuen Starttermin festlegen. Entscheidend sind ein sauberer Abschluss mit dem bisherigen Dienstleister, eine vollständige Übergabe und ein klarer Arbeitsplan für den neuen Betrieb.
Den Wechsel mit einem festen Zeitplan vorbereiten
Legen Sie zuerst fest, ab welchem Tag der neue Betrieb tatsächlich arbeiten soll. Planen Sie ausreichend Zeit für Rückfragen, eine Objektbegehung und die Übergabe von Zugängen ein. Zwischen dem letzten Einsatz der bisherigen Firma und dem ersten Einsatz des neuen Anbieters sollte möglichst keine ungeklärte Phase entstehen.
Erstellen Sie eine kurze Übersicht mit allen betroffenen Bereichen, bisherigen Reinigungszeiten und besonderen Anforderungen. Dazu gehören beispielsweise sensible Räume, Alarmzeiten, Zugangsregeln, Ansprechpartner und die Frage, ob während des laufenden Betriebs gereinigt wird. Diese Informationen helfen dem neuen Anbieter, Personal und Arbeitsmittel realistisch einzuplanen.
Informieren Sie interne Ansprechpartner rechtzeitig über den Wechsel. Empfang, Hausverwaltung, Sicherheitsdienst oder verantwortliche Mitarbeitende sollten wissen, welcher Betrieb ab welchem Datum Zutritt erhält. So lassen sich Missverständnisse am ersten Arbeitstag vermeiden.
Bestehende Vereinbarungen und offene Punkte abschließen
Prüfen Sie die vorhandenen Unterlagen und halten Sie fest, welche Leistungen bis zum letzten Termin noch ausgeführt werden sollen. Offene Rückfragen, Reklamationen oder vereinbarte Nacharbeiten sollten vor der Übergabe dokumentiert werden. Trennen Sie dabei klar zwischen Leistungen des bisherigen Betriebs und Aufgaben, die erst der neue Anbieter übernimmt.
Inventarisieren Sie außerdem Gegenstände, die dem bisherigen Dienstleister gehören. Dazu können Reinigungswagen, Maschinen, Dosiersysteme, Schränke oder Verbrauchsmaterialien zählen. Vereinbaren Sie, wann diese abgeholt werden und wer die Rückgabe bestätigt. Eigene Geräte und Vorräte des Auftraggebers sollten getrennt gekennzeichnet sein.
Eine kurze Abschlussbegehung ist besonders bei größeren Objekten hilfreich. Notieren Sie den Zustand wichtiger Räume und machen Sie nur dort Fotos, wo dies für die Dokumentation erforderlich und zulässig ist. Persönliche Unterlagen, Bildschirme oder andere sensible Inhalte sollten nicht erfasst werden.
Schlüssel, Karten und digitale Zugänge kontrolliert übergeben
Erstellen Sie eine Liste aller Schlüssel, Transponder, Zugangskarten und Codes. Jeder Zugang sollte eindeutig zugeordnet werden können, ohne unnötige Sicherheitsinformationen direkt am Schlüssel zu vermerken. Lassen Sie die Rückgabe durch den bisherigen Betrieb und die Ausgabe an den neuen Betrieb jeweils bestätigen.
Prüfen Sie, ob Codes, Berechtigungen oder Zeitfenster geändert werden müssen. Bei elektronischen Systemen kann es sinnvoll sein, alte Berechtigungen zum vereinbarten Endtermin zu deaktivieren und neue Zugänge erst zum Start freizuschalten. Informieren Sie den neuen Dienstleister darüber, welche Türen genutzt werden dürfen und welche Bereiche ausgeschlossen bleiben.
Klären Sie auch den Umgang mit Alarmanlagen. Der neue Anbieter benötigt eine verständliche Einweisung und eine erreichbare Kontaktperson für Störungen. Zugangsdaten sollten nicht ungeschützt per allgemeiner E-Mail verteilt werden. Nutzen Sie den dafür vorgesehenen sicheren Übergabeweg des Unternehmens oder des Gebäudemanagements.
Den Leistungsumfang für den neuen Betrieb neu festlegen
Übernehmen Sie den alten Reinigungsplan nicht automatisch. Nutzen Sie den Wechsel, um Räume, Intervalle und Prioritäten zu prüfen. Vielleicht werden einzelne Flächen inzwischen anders genutzt, manche Aufgaben sind zu häufig eingeplant oder neue Bereiche hinzugekommen.
Beschreiben Sie die Leistungen möglichst konkret. Statt „Büro reinigen“ sollte erkennbar sein, welche Böden, Oberflächen, Sanitärbereiche und Gemeinschaftszonen in welchem Rhythmus bearbeitet werden. Zusatzleistungen wie Fensterreinigung, Grundreinigung, Küchenreinigung oder das Auffüllen bestimmter Verbrauchsmaterialien sollten separat genannt werden.
Besprechen Sie außerdem, wer Reinigungsmittel und Geräte bereitstellt, wo Material gelagert werden darf und welche Oberflächen besondere Behandlung benötigen. Wenn feste Reinigungszeiten bestehen, sollten Feiertage, Betriebsferien und Vertretungen ebenfalls berücksichtigt werden.
Mit einer gemeinsamen Objektbegehung starten
Eine Begehung vor dem ersten regulären Einsatz schafft eine gemeinsame Ausgangsbasis. Zeigen Sie alle relevanten Bereiche in der Reihenfolge, in der sie später bearbeitet werden. Weisen Sie auf empfindliche Materialien, stark frequentierte Zonen, Entsorgungsstellen und Räume mit besonderen Zutrittsregeln hin.
Legen Sie fest, wie Rückfragen und kurzfristige Änderungen kommuniziert werden. Ein zentraler Ansprechpartner auf beiden Seiten verhindert, dass Hinweise verloren gehen oder mehrfach weitergegeben werden. Für regelmäßige Leistungen ist ein einfacher, aktueller Reinigungsplan hilfreicher als viele einzelne Nachrichten.
Vereinbaren Sie nach den ersten Einsätzen einen kurzen Kontrolltermin. Dabei geht es nicht darum, jeden Handgriff zu überwachen, sondern zu prüfen, ob Umfang, Zeitplanung und Prioritäten verständlich waren. Konkrete Rückmeldungen zu Raum, Aufgabe und gewünschtem Ergebnis lassen sich leichter umsetzen als allgemeine Bewertungen.
Die ersten Wochen nachvollziehbar begleiten
Dokumentieren Sie in der Startphase nur die Punkte, die für die Zusammenarbeit wirklich relevant sind. Dazu können nicht ausgeführte vereinbarte Leistungen, notwendige Anpassungen des Plans oder wiederkehrende Zugangsschwierigkeiten gehören. Halten Sie ebenso fest, wenn ein geänderter Ablauf gut funktioniert.
Änderungen am Leistungsumfang sollten eindeutig abgestimmt werden. Wenn zusätzliche Räume, andere Intervalle oder neue Aufgaben hinzukommen, sollte klar sein, ab wann die Änderung gilt. So behalten beide Seiten eine verlässliche Arbeitsgrundlage.
Nach einigen Wochen kann der Plan gemeinsam überprüft werden. Entfernen Sie überflüssige Schritte, ergänzen Sie fehlende Aufgaben und passen Sie Intervalle an die tatsächliche Nutzung an. Ein gut vorbereiteter Wechsel endet damit nicht am ersten Arbeitstag: Er führt zu einem verständlichen, aktuellen Ablauf, den Auftraggeber und Reinigungsbetrieb im Alltag zuverlässig anwenden können.
Checkliste für einen geordneten Wechsel
Vor dem Start des neuen Betriebs sollten diese Punkte geklärt sein:
- letzter Termin des bisherigen und erster Termin des neuen Dienstleisters
- Abschluss offener Leistungen und dokumentierte Rückfragen
- Rückgabe und Ausgabe aller Schlüssel, Karten und Transponder
- Deaktivierung alter und Freischaltung neuer Zugangsberechtigungen
- aktueller Leistungsumfang mit Räumen, Aufgaben und Intervallen
- Zuständigkeit für Geräte, Mittel und Verbrauchsmaterialien
- Einweisung zu Alarmanlage, sensiblen Bereichen und Ansprechpartnern
- Kontrolltermin nach den ersten Einsätzen
Mit dieser Vorbereitung bleibt der Wechsel übersichtlich. Der neue Reinigungsbetrieb erhält klare Informationen, der bisherige Auftrag kann sauber abgeschlossen werden und wichtige Zugänge oder Aufgaben geraten nicht zwischen zwei Zuständigkeiten.